Makalah
PROGRAM DATABASE
MICROSOFT ACCESS 2000
D
I
S
U
S
U
N
OLEH
Jamaluddin siregar
FAKULTAS TARBIYAH
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA
MEDAN
2011
DAFTAR ISI
- Prinsip dasar Database 1
- Pengertian Database 1
- Operasi dasar Database 1
- Penerapan Database 3
- Pengaruh Tipe data terhadap efisiensi media penyimpanan Data 5
- Membuat Database menggunakan Microsoft Access 6
- Membuat tabel Menggunakan Design view 6
- Primary key 6
- Membuat tabel menggunakan wizard 7
- Menggunakan Lookup Wizard 7
PROGRAM DATABASE MICROSOFT ACCESS 2000
- Prinsip Dasar Database
Bayangkan dalam imajinasi Anda, sebuah lemari belajar tempat menyimpan buku-buku atau pakaian. Lemari tersebut dibangun dengan berbagai ruangan kecil. Ruangan-ruangan tersebut, anda isi dengan buku-buku ata pakaian berdasarkan kegunaannya. Suatu saat Anda pasti membutuhkan buku-buku tersebut. Oleh karena tersusun dengan baik, proses pencarian suatu buku tertentu dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Nah, dari gambaran tersebut, lemari bisa diartikan sebagai basis data atau database, sedangkan buku dan pakaian merupakan kumpulan data-data.
- Pengertian Database
Basis adalah tempat atau ruangan untuk berkumpul. Data adalah fakta atau kejadian dunia nyata yang mengandung suatu arti yang bisa berupa simbol—simbol, gambar-gambar, atau kata-kata.
Jadi, pengertian basis data atau database adalah representasi kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama-sama dan tanpa pengulangan yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Data perlu disimpan, diolah, dan diorganisasikan didalam database sedemikian sehingga informasi yang dihasilkan berkualitas dan efesien dalam penyimpanan data. Pengorganisasian data seperti ini dinamakan database management system(DBMS).
Data yang dikelompokkan dan diorganisasikan disimpan sesuai dengan fungsi dan jenisnnya.hal ini berguna untuk mempermudah pencarian data apabila suatu saat data terseebut diperlukan.
- Operasi Dasar Database
Operasi dasar database meliputi:
- Create database atau membuat database baru, diasumsikan dengan membauat lemari buku baru.
- Delete database atau menghapus database, diasumsikan dengan menghancurkan lemari.
- Create table baru atau membuat tabel baru dalam database, diasumsikan dengan menambah buku baru ke dalam lemari.
- Drop table atau menghapus tabel lama dalam database, diasumsikan dengan merusak satu atau beberapa buku yang ada dalam lemari.
- Insert table atau menyisipkan tabel ke dalam sebuah database, diasumsikan dengan menambah beberapa lembar catatan ke dalam suatu buku.
- Penarapan Database
Hampir semua perusahaan, organisasi, dan instansi pendidikan menerapkan teknologi informasi database dalam pekerjaannya. Perangkat komputer di instansi-instansi tersebut biasanya menjalankan fungsi pengelolaan sistem informasi yang sekarang menjadi keharusan untuk meningkatkan efisiensi, keakuratan, dan kecepatan operasional.
Contoh penerapan database adalah sebagai berikut.
- Inventory (pergudangan), digunakan untuk proses penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pengeluaran barang.
- Pendidikan, digunakan untuk mengelola data siswa, penjadwalan kegiatan belajar mengajar, dan sebagainya.
- Rumah sakit, digunakan untuk mengelola data sejarah pengobatan pasien, pembayaran perawatan rawat inap, dan lain-lain.
- Field dan Record pembentuk tabel
Perhatikan tabel berikut ini.
- NIMNAMAKELAS062001062002062003062004Dinda Putri ApriliaWaldi Wildan PradanaRizal BurhaniBudiman2 IPA 12 IPA 12 IPA 22 IPA 2
Field
Record
Field adalah data terkecil atau identitas spesifik suatu tabel. Pada contoh di atas yang termasuk field adalah NIM, NAMA, dan KELAS. Adapun record adalah kumpulan identitas suatu objek atau kumpulan beberapa field yang saling berhubungan. Contoh record adalah 062001, Dinda Putri Aprilia, 2 IPA 1.
Gabungan antara field dan record disebut data dan disimpan dalam suatu file. File dalam Microsoft Access disimpan dalam harddisk dengan ekstensi mdb.
- Tipe Data dalam Database
Tipe data, lebar field, dan jenis field pasti dimiliki oleh sebuah field. Berikut ini adalah jenis-jenis tipe data pada Access.
Perhatikan tabel Tipe data dalam Database
- Jenis Tipe DataKeteranganContoh
Text Kumpulan huruf, angka, spasi, dan tanda Putri, Waldi, Rizal Memo Rangkaian kalimat yang sangat panjang dan merupakan gabungan antara huruf, spasi, dan tanda baca
Number Data berupa angka 200, 30978 Date/Time Data berupa tanggal atau waktu 21- Jan- 04 Currency Data berupa nilai mata uang Rp. 7800 Auto Number Penomoran otomatis
Yes/No Data yang isinya berupa yes atau no Dihapus? Yes/No OLE Object Data berupa gambar atau objek
Hyperlink Data yang bisa dihubungkan dengan alamat hyperlink
Lookup Wizard Suatu cara memasukan fakta hanya dengan memilih salah satu data pada daftar tabel
Berikut ini akan diberikan contoh untuk menggambarkan perencangan database. Pembahasan contoh ini sangat penting dianalisis untuk mengetahui karakteristik setiap tabel sebagai dasar untuk penempatan struktur pembuatan suatu tabel.
- Data Murid
- NIMNama MuridAlamat MuridKelas
062001 Dinda Putri Aprilia Jln. A. Yani No. 20. Jakarta 2 IPA 1 062002 Waldi Wildan Pradana Pondok Timur Mas Blok B3 No. 5, Bekasi 2 IPA 1
062003 Rizal Burhani Jln. Pemuda No. 978, Medan 2 IPA 2 062004 Budiman Jln. Jaya No. 50 Indramayu 2 IPA 2
Data tersebut mempunyai karakteristik sebagai berikut.
- Data murid memiliki 4 kolom data.
- Kolom pertama berisi data angka, tetapi bukan merupakan angka untuk operasi penjumlahan. Jadi, angka tersebut dapat diartikan sebagai data berjenis karakter. Lebar data-data tersebut adalah 6 karakter.
- Kolom kedua berisi data berjenis karakter dengan lebar data maksimum diperkirakan 30 digit. Contoh: Waldi Wildan Pradana = 20 digit, dihitung dengan spasi.
- Kolom ketiga berisi data berjenis karakter dengan lebar data maksimum diperkirakan 40 digit.
- Kolom keempat berisi data karakter dengan lebar data tetap, yaitu 7 digit
- Data Guru
- Nama GuruAlamat Guru
Engkus Kuswayatno, Ir. MT Perum Guru SMA 2000, Bandung Janti Kania, Spd Pondok pekayon permai, Jakarta Intan Pratiwi, Spd Jln. Sudirman No 30, Medan Dicky Ray, Ir Jln. Gatot Subroto No 125, Medan
Data tersebut mempunyai karakteristik sebagai berikut.
- Data guru memiliki 2 kolom data.
- Kolom pertama berisi data berjenis karakter dengan lebar data maksimum diperkirakan 30 digit.
- Kolom kedua berisi data berjenis karakter dengan lebar data maksimum diperkirakan 40 digit.
Dari data-data tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam struktur tabel harus mempunyai hal-hal berikut.
- Nama kolom atau field.
- Tipe data,
- Lebar data (digit).
- Pengertian Flat File dan Relational File
Database terdiri atas tabel-tabel yang saling berhubungan. Dari kedua tabel diatas, secara fisik memang tidak ada hubungannya (Flat File). Oleh karena itu, perlu ditambahkan suatu tabel lain yang menghubungkan kedua tabel-tabel tersebut. Hubungan tabel-tabel inilah yang dinamakan Relational File.
- Relasi Antartabel
Lihat kembali contoh tabel-tabel sebelumnya. Pada database berikut akan dibuat sebuah tabel data baru, yaitu waktu mengajar.
Tabel mengajar
- Mata pelajaranWaktuKelasNama Guru
Teknologi Informasi dan Komunikasi Senin 2 IPA 1 Engkus Kuswayatno, Ir. MT Matematika Selasa 1 Janti Kania, Spd Bahasa Indonesia Rabu 2 IPA 1 Intan Pratiwi, Spd Fisika Kamis 1 Dicky Ray, Ir
Adapun bentuk struktur tabelnya sebagai berikut.
Struktur tabel mengajar
- Nama KolomTipe
Lebar KeteranganMata pljr character 40 Untuk menampung data mata pelajaran Waktu character 6 Untuk menampung data waktu Kelas character 7 Untuk menampung data kelas Nama guru character 30 Untuk menampung data nama guru
- Menentukan Primary Key
Primary Key adalah satu atau lebih field yang mempunyai data atau nilai yang unik untuk setiap record. Primery key tidak dapat bernilai null dan harus selalu mempunyai nilai yang unik. Adanya primary key memudahkan pencairan suatu record untuk mengoperasikan database, misalnya menghapus record, menyisipkan record, dan mengubah record yang telah ada.
- Pengaruh Tipe Data terhadap Efisiensi Media Penyimpanan Data
Suatu database dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
- Tabel-tabel dan relasi antartabel lebih terpadu.
- Struktur antartabel efisien dan sistematis.
- Kebutuhan tempat penyimpanan data lebih efisien.
- Semakin kecil ukuran tabel, semakin cepat pengoperasian suatu database.
- Membuat Database Menggunakan Microsoft Access
Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi RDBMS (Relational Database Management System), semua data yang ada disimpan dalam tabel-tabel yang terdiri atas lajur kolom dan baris. Dengan RDBMS, pengelolaan sebuah database akan mudah dilakukan walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks.
- Membuat Tabel Menggunakan Design View
Sebelum anda bekerja menggunakan Microsoft Access, terlebih dahulu anda harus menjalankan program ini. Menjalankan Microsoft Access dapat melalui cara-cara sebagai berikut.
- Klik Start-Program- Microsoft Access pada Microsoft Windows.
- Pada kotak dialog New, pilih Blank Database, artinya Anda akan membuat suatu file database baru.
- Muncul kotak dialog.
Keterangan:
- Save In : tempat direktori atau disk di mana file baru akan disimpan.
- File Name : nama file, untuk contoh ini diberi nama Proyek 1.
- Save as type : ekstensi file yang kan digunakan. Biasanya Access secara otomatis akan mengesetnya.
- Muncul tampilan
Keterangan :
- Create table in Design view, digunakan untuk membuat tabel secara manual.
- Create table by using wizard, digunakan untuk membuat tabel dengan menggunakan fasilitas wizard.
- Pada kotak dialog, Anda siap memasukkan field-field nya.
Keterangan:
- Field Name, untuk mengisi nama field-field
- Data Type, untuk mengisi tipe data
- Description, untuk memberikan keterangan dari nama field
- Tab General.
- Primary key
Pada subbab sebelumnya telah dibahas mengenai primary key yang berguna menghindari terjadinya pemasukan data yang sama. Pada bagian ini, akan dijelaskan bagaimana membuat primary key menggunakan Access.
Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut.
- Sorot field yang akan dibuat primary key- nya.
- Klik kanan mouse, atau dari toolbar Table Design klik ikon yang bergambar kunci sehingga muncul tampilan disamping.
- Membuat Tabel Menggunakan Wizard
Wizard adalah fasilitas dalam Access yang digunakan untuk membuat tabel secara otomatis yang disajikan langkah demi langkah.
Cara yang dilakukan membuat tabel dengan wizard adalah.
- Klik Create table by using wizard.
- Apabila telah muncul kotak dialog Table wizard, ada dua pilihan bentuk table (business and personal) beserta field-field yang dapat Anda gunakan (sample field).
- Primary key digunakan untuk membuat relasi antartabel. Jadi, dalam hal ini harus ada dua tabel yang ada dalam satu database.
- Untuk membuat tabel terhubung, anda klik the table aren’t related. Kemudian, buatlah tabel baru dengan field baru, tetapi menggunakan primary key yang sama (seperti langkah a sampai e). setelah sampai pada langkah ini, klik One record in the proyek 1 table will match…. Akhiri dengan mengklik OK.
- Menggunakan Lookup Wizard
- Membuat Lookup Field dari tabel lain
Pembuatan lookup field dari tabel lain dapat dilakukan pada design view dan datasheet view. Sebenarnya, tidak ada perbedaan yang signifikan dalam lookup field pembuatan dengan kedua cara tersebut, yang membedakannya hanyalah cara pemanggilan lookup wizard-nya.
- Membuat Lookup pada design view
- Buka tabel yang akan ditambahkan lookup field, dalam hal ini tabel yang akan ditambahkan lookup field adalah tabel Riwayat.
- Lakukan salah satu langkah berikut ini.
- Untuk menyisipkan sebuah field ke dalam tabel, klik di bawah garis di mana Anda ingin menambahkan field. Kemudian, klik Insert Rows pada toolbar, atau untuk menambahkan field baru pada akhir tabel, klik pada baris kosong pertama. Pada kolom Field Nama, ketiklah nama untuk field ini.
- Jika field yang ingin Anda gunakan sebagai foreign key untuk lookup field telah ada, klik pada baris field-nya. Sebagai contoh, apabila Anda mempunyai tabel Riwayat yang mempunyai field yang telah didefinisikan, Anda ingin mengubahnya menjadi lookup field yang menampilkan golongan dari tabel Gaji, klik field gol.
- Pada kolom Data Type, klik tanda panah dan pilih Lookup wizard.
- Pada kotak dialog pertama lookup wizard, pilih pilihan yang menunjukkan Anda menginginkan lookup field me-lookup nilai-nilai dalam tabel atau query, klik Next.
- Pilihlah tabel dimana nilai-nilai lookup akan diambil, dalam hal ini pilih tabel gaji, klik Next.
- Pilihlah field dari tabel gaji yang mengandung nilai-nilai untuk lookup, klik Next.
- Aturlah lebar kolom lookup, dengan cara klik dan drag pada batas-batas kolom, atau dengan double klik batas-batas kolom untuk memperoleh lebar yang paling tepat. Kemudian, klik Next.
- Beri label lookup yang telah di buat. Secara default, label ini sama dengan nama field yang dijadikan lookup. Kemudian, klik Finish.
- Membuat lookup pada Datasheet view
- Buka tabel yang akan ditambahkan lookup field.
- Klik kolom sebelah kanan di mana Anda ingin menyisipkan field, kemudian pada menu Insert, klik Lookup Column.
- Pada kotak dialog pertama Lookup Wizard, pilih pilihan yang menunjukkan Anda menginginkan lookup field me-lookup nilai-nilai dalam tabel atau query.
- Klik Next dan ikuti petunjuk Lookup wizard, seperti pembuatan kolom lookup pada design view.
Microsoft Access mengeset property field berdasarkan pilihan yang anda buat di dalam wizard. Pada keadaan default-nya, nama lookup field baru adalah “Field#”, di mana # adalah suatu bilangan. Jika anda menginginkan, Anda dapat mengubah nama field nya.
- Membuat Lookup Field dengan cara Menulis Langsung (membuat Daftar Nilai)
- Membuat Lookup pada Design view
- Buka tabel dalam design view
- Lakukanlah salah satu langkah berikut ini.
- Untuk menyisipkan sebuah field ke dalam tabel, klik di bawah baris di mana Anda ingin menambahkan field , kemudian klik Insert Rows pada toolbar.
- Untuk menambahkan field baru di akhir tabel, klik pada baris kosong pertama.
- Pada kolom Field Name, ketiklah nama yang unik untuk field.
- Pada kolom Data Type, klik tanda panah dan pilih Lookup Wizard.
- Pada kotak dialog pertama Lookup Wizard, klik pilihan yang menunjukkan Anda akan mengetikan nilai-nilai yang diinginkan.
- Klik Next dan ikuti petunjuk berikutnya pada kotak dialog Lookup Wizard.
- Membuat Lookup pada Datasheet view
- Buka tabel dalam datasheet view.
- Klik kolom sebelah kanan di mana Anda ingin menyisipakan field. Kemudian, pada menu Insert, klik Lookup Column.
- Pada kotak dialog pertama Lookup Wizard, pilih pilihan yang menunjukkan Anda akan mengetikan nilai-nilai yang Anda inginkan.
- Klik Next dan ikuti petunjuk berikutnya pada kotak dialog Lookup Wizard.